理解资料、权限和数据使用边界
在导入、共享和外部 AI 查询前，明确数据用途、访问人员与处理责任。
只提供任务真正需要的资料
准备资料时先明确用途与受众，去掉与任务无关的个人、客户或商业敏感信息。演示和问题复现尽量使用处理后的样例。业务文档能被某个成员看到，不代表适合直接复制到公开页面、共享目录或外部 AI 客户端。每次改变使用范围都需要确认。
区分保存、引用与公开
保存为资产是为了复用业务背景，引用资产让本次 AI 工作使用相关上下文，发布页面则会把内容交给访客。三者不是同一个权限或动作。AI 可能把资料信息写入输出，发布前由人检查事实、授权范围与不应公开的信息，而不是仅检查版面。
检查共享与外部连接
按职责授予文件夹、页面和应用权限，检查上级继承与用户组来源。MCP 当前是只读查询，但会把获得的数据返回给所使用的 AI 客户端；使用者仍需确认组织是否允许该客户端处理相应资料。只读不等于数据没有离开原来的界面。
保留、删除与训练政策如何确认
存储、日志、模型推理、模型训练和数据删除是不同问题。需要作出合规判断时，请根据当前正式政策、合同和所连接服务的条件逐项核对，不从一篇功能指南推导“永不保存”或“任何数据都不会用于训练”。需要明确的保留或删除期限时，请让合同与数据负责人确认对应服务的正式条件。
发现不应共享的信息时
先停止继续传播，记录涉及的资料、页面、连接和访问范围，再由管理员与责任人处理。检查是否已经发布、导出或发送到其他系统；仅修改原始资料不一定收回已有副本。向支持团队提供脱敏后的定位信息，并通过组织规定的流程协作，不在公开沟通中再次贴出敏感内容。