フォルダーを整理し、チームと共有する

内容を置く場所を先に決める

チームは継続的な協働と引き継ぎ、個人領域は下書き、試作、少人数の相談に向いています。個人領域は初期状態では本人のみが閲覧でき、共有された項目は自分に共有された範囲で探せます。リンクを送るだけではアクセス権を付与しません。

チームの内容も全員が必ず編集できるわけではありません。メンバー、グループ、全員への権限、継承を共有画面で確認します。このガイドは主にフォルダーとページの整理を扱います。他のアセットや Custom App の共有には異なる規則があり、ページの名称をそのまま当てはめないでください。

アクセス範囲を決めてから業務別に整理する

同じアクセス範囲が必要な人を整理してから上位フォルダーを分けます。進行中の施策、継続管理、保管を分け、次の階層を案件や時期で整理する方法もあります。全チーム共通の型ではなく、範囲と責任が一致することが大切です。

責任者と、閲覧・編集・管理が必要な人を記します。外部の協力者が一ページだけ直すなら、そのページの編集権を優先します。フォルダーの編集には内部の削除と移動も含まれ、範囲が広くなります。階層が深いほど権限の出所を調べにくくなります。

フォルダーを作り、継承する一覧を確認する

1. 正しい Profile と領域を開き、配置先の上位フォルダーへ進みます。
2. 新規作成からフォルダーを作るか、行末メニューの子フォルダー作成を使います。
3. 用途の分かる名前を付け、表示される範囲を確認してメンバーやグループを追加します。
4. 作成後に共有を開き、実際の対象と継承元を確認してから内容を置きます。

その場所での作成・管理に必要な権限が要ります。操作できない場合は責任者へ確認します。作成時に一行を外しても、上位や別経路の権限を取り消した証明にはなりません。

必要な相手やグループへ共有する

1. 対象のページやフォルダーで右クリック、または行末メニューから共有を開きます。
2. メンバーやグループを検索し、相手と必要な権限を確認して共有します。
3. 読むだけなら閲覧、ページ修正なら編集、削除・移動・権限変更が必要なら管理を検討します。
4. 相手のアカウントで開き、閲覧と編集の範囲を確かめます。

グループを作るだけでは内容にアクセスできず、そのグループへの付与が必要です。ページの公開資格は管理者が別に管理します。閲覧・編集・管理だけで公開できるわけではなく、管理者の動作だけで確認を終えないようにします。

権限を狭めるときは継承と他の経路を見る

共有画面で継承元を確認します。個別に変更する場合は画面の操作で継承を停止し、その後は上位の変更が現在項目へ反映されなくなります。戻す前にも範囲を再確認します。親を変更しても、継承停止済みの子項目には反映されません。

一行を外しても開ける場合は、上位、グループ、他の経路を調べます。特定の相手を除外するなら、現在の画面が提供するアクセス不可の規則を使い、全員の行を削るだけで制限できたと考えないでください。変更後は該当する立場で確認し、保守担当のアクセスも守ります。

移動と引き継ぎではアクセス範囲を再確認する

個人の下書きをチームへ渡すときは、移動先とアクセス範囲を確認してから、移動操作で正しい場所を選びます。単一ページの編集権だけでは移動できず、管理や該当フォルダーの権限が必要な場合があります。同名コピーを増やす前に権限を確認します。

移動後に共有画面を開き、移動先の継承と既存の付与を確認します。個人の内容が広い範囲に見えるようになっていないかを特に見ます。用途、責任者、版、次の作業も残します。フォルダー削除前は配下も確認し、残す内容を先に移してください。

共有履歴から変更の理由を確認する

共有画面の既存アクセス権の横から共有履歴を開きます。取り消し済みも含む変更を新しい順に確認できます。昨日は編集できた場合は、時刻とともに継承、グループ、直接付与の変化を見て担当者へ連絡します。

必要な人が仕事をできる、読むだけの人は変更できない、対象外の人は入れないことを確認し、公開資格を別途確かめます。構造と権限の方針を維持担当へ残し、異動時にはグループと直接共有の両方を見直します。