アプリへのアクセスとデータ権限

三つの権限を整理する

ワークスペースに入れるか、アプリを閲覧・編集・管理できるか、接続先データで何を実行できるかを分けます。ページの公開ルールをそのままアプリに当てはめず、アプリが開くことを外部 API の認可の証明にしないでください。

仕事に必要なアクセスを付与する

利用者、設定担当、権限管理者を分けます。アプリには「閲覧可能」「編集可能」「編集・削除可能」の共有区分があります。共有設定の変更には、対象アプリの権限管理とワークスペース管理者の両方の条件を満たす必要があります。

1. 対象プロファイルで「アプリを探す → カスタムアプリ管理」を開き、対象アプリの詳細へ進みます。
2. 上部の「共有」を開きます。変更できない場合は、ワークスペース管理者に依頼します。
3. メンバーまたはユーザーグループを選び、必要な権限レベルで追加します。既存の付与も確認し、利用だけの人に編集・削除まで与えないようにします。
4. 反映されたメンバーと権限を一覧で確認します。一部失敗の表示があれば、失敗した対象を確認して対応します。
5. 本人のアカウントでアプリを開き、想定した操作ができることを確認します。

「全メンバー」の付与が残っている場合、個別の一行を削除してもアクセスが残ることがあります。共有元をまとめて確認してください。

初回のデータ認可とアセット読み取りを確認する

以下は、導入先でアセット読み取りなどのデータ機能に対応したアプリを使う場合の手順です。すべての Custom App が同じ機能に対応するわけではありません。導入担当者に使用版と必要な能力を確認してください。

1. 実際に使う本人のアカウントと対象プロファイルでアプリを開きます。
2. 初回のデータ権限の確認が表示されたら、アプリ名と要求された権限を読みます。読み取り以外に書き込みや AI 利用が含まれる場合もあるため、一覧全体を確認します。
3. ワークスペース管理者が同じアプリの画面を開き、必要な範囲と確認したうえで「許可する」を押します。一般メンバーには許可ボタンがなく、管理者への依頼案内が表示されます。
4. 認可後は本人のアカウントでアプリを開き直し、元の操作を再実行します。対象アセットも本人が直接開けるか確認します。

アセット読み取りの認可後も、取得できるのは利用者本人に閲覧権限のあるアセットです。本人へ共有された内容も対象になりますが、認可だけでワークスペース全体へアクセスできるわけではありません。

確認画面が出ない、許可後も拒否される場合は、対応版、共有、要求権限を導入担当者と確認し、アプリ名・アセットの種類・エラーを伝えます。読むためだけに全員を管理者にしたり、秘密情報をアプリの入力欄へ追加したりしないでください。

データと認証情報の保管先を確認する

外部サービスの認可は権限を持つ担当者が行います。読み取る項目、書き込む処理、認証情報の保管先、取り消し方を開発者が説明します。公開ページやブラウザーから読めるコードに秘密情報を入れず、ホスティングや監査の機能は利用版ごとに確認します。

異なる役割で動作を確認する

一般メンバーでは許可範囲だけ見えるか、保守担当では更新できるか、データ権限のないテスト利用者では適切に拒否されるかを確かめます。管理者だけで確認を終えないでください。外部更新がある場合は確認手順と失敗後の再実行も調べます。

異動や接続終了時の対応

ワークスペースとアプリの権限を見直し、外部サービスに残る認可や認証情報も確認します。切断しても既存データや公開ページが消えるとは限らず、アプリ停止も外部認可の取り消しとは別です。接続一覧と終了後の確認結果を残します。